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01 Nov,2019
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根據《現代漢語詞典》解釋，“備案是指向主管機關報告事由，存檔以備查考”。從備案本義來講，備案是一種行為或制度，備案的結果不會對需要備案的事項產生實質影響。但是在政府采購備案管理中本應很正常的事，卻在實踐中出現不少不應有的變向。
政府采購備案管理是《政府采購法》等法律、法規賦予各級政府采購監督管理部門的一項重要監督職能。可是從有關方面調查的情況看，備案制度空白、備案內容不明確、不一致等問題依然突出，實踐中，由于很多地方沒有出臺相關的管理制度和工作流程，對備案項目、范圍、資金性質、相應程序均未有規定和規范，造成各地備案管理各出一轍，備案時間不一，有的采購項目事前備案，有的事后備案；備案內容不一，備案程序不一，甚至出現采購單位備案難，取得備案號難，備案手續證明不規范，在相當多的地區依然存在，不利于政府采購制度的實施和管理，使一些違規采購行為得不到及時的控制和制止，同時因為上述和其他各種原因使監管部門對備案管理在實際中出現變向，嚴重削弱了政府采購監督管理部門的監督作用。
一、防止備案制變向變成審批制
實踐中，通常做法一般是以統一制式的采購計劃申請表形式替代采購實施計劃，有的是紙質版本的，有的是電子版本的，有的是直接融入財政資金撥付系統，其中包括采購預算、采購項目、采購組織形式和采購方式等內容。另外，備案時間基本上是要求采購人進行事前備案。這造成了采購項目實施時，不管采購人選擇公開招標還是其他非公開招標的采購方式，都應首先填報采購實施計劃報財政部門備案。而對于事前備案程序，在當前絕大多數監管部門，包括財政部門，業務流程其實和審核程序并無區別，同樣需要層層把關，使得這種事前備案制度已演變為一種以備案名義進行的審查。
《政府采購法實施條例》第二十九條的釋義解讀中提到“《政府采購法實施條例》明確了對政府采購實施計劃實行備案制，而不是審批制”。現實中很少地方出臺備案管理制度或管理辦法與操作，因為沒有相應的制度規定而促使備案逐慚演變為審批。因此，無論是項目實行事前或事后備案制，備案程序和時間應該是即時的。并且對于備案內容，只需實行形式審查，不需要對其合理合法性進行實質性審查，并同時出具現場備案的相關規范手續和備案編號。
二、防止備案制變向變成一切簡化制
因為很多地方沒有相應備案制度，對于項目備案時間、備案內容、備案操作與手續均按各自想法運作，全省甚至全地區也無統一規定，經走訪,有的地方管理規范，實行電子備案并拓展接口可與外部對接，有的地方實行臺帳管理，但是有的地方就是給個號，既無規定又無手續，既無程序又無蓋章確認等等現象，認為備案制不是審批制，就是走個程序，給個備案號就行了，其他一概不管，打著“放管服”的名義，逐步變成簡化制。
政府采購備案制管理是為了方便采購單位實行采購活動的管理制度，實行備案管理后大部分政府采購活動由采購單位自行備案后即可執行。但備案管理不意味著備而不管，備案管理下的政府采購活動仍需嚴格按照政府采購相關法律法規執行。因此各采購單位和監管部門應高度重視，加強內部管理，指定專人負責政府采購工作和備案管理工作，認真學習政府采購相關業務知識，熟練掌握政府采購業務流程，強化主體責任，防止政府采購備案管理備而不管。
三、防止備案制變向變成推卸監督責任的擋箭牌
隨著政府采購代理機構由過去的審批改變為備案后，特別是代理政府采購業務進入的門檻更加放寬，加上一些代理機構對政府采購業務不熟悉，不專業,在代理業務后出現質疑、投訴比較多，而有的供應商因為不熟悉政府采購政策，在報名等環節和受點委屈或代理機構因解釋不到位，不是去走法規規定的程序質疑，而是四處找人或直接投訴，而監管部門卻存在認為備案就代表已經接受管理，不備案說明不知道，監察部門和領導追問時答復是沒有備案，從而變成推卸管理監督責任的擋箭牌，造成監管部門不愿意為其備案。
對此，第一采購單位應科學合理確定采購需求，做好本單位和下屬單位的政府采購預算和采購計劃編制報備工作，實行專人負責內部政府采購備案、依法組織開展采購活動和答復供應商質疑，配合財政部門處理供應商投訴；第二財政監管部門要建立和健全政府采購備案管理制度和辦法，規范備案操作程序和手續，依法加強對政府采購招標投標活動的動態監督，依法受理政府采購投訴，加大對采購單位、代理機構、評審專家監督檢查，強化政府采購備案管理、績效評價和責任追究；第三監察、審計部門要依據各自職責對政府采購活動實施監督監察，如發現采購當事人有違法行為的，依照各自職責及時處理。
四、防止備案制變向變成加重采購手續和成本的法碼
實踐中由于備案內容不一，備案程序不一，出現采購單位、代理機構備案難，取得備案號難，備案手續證明不規范，有的監管部門先給臨時號，采購完畢交付備案資料時再給正式備案表和號，備案內容不明確和程序不一致使采購單位和代理機構不知所措，一項備案多次跑腿還無法明白怎么備案，甚至有的代理機構不管是不是備案時需要的，反正把所有的采購文件全部裝訂成冊一并移交，備案移交時卻又無手續和證明，更有甚者的監管部門、公共資源交易平臺在調閱檔案和保存時又以代理機構未備案而索取備案資料的等等一些問題和矛盾，加大采購備案手續和加重備案成本的法碼，使政府采購監管備案管理和公共交易平臺工作偏離正常。
政府采購備案管理涉及政府采購活動的方方面面，不僅涉及到公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等所有采購方式，還涉及到采購人、集中采購代理機構、經財政部門登記備案的政府采購社會代理機構，以及行政事業單位的主管部門等。
因此筆者認為，從辦理具體備案的單位上講。實施政府集中采購項目的，由政府集中采購機構向同級政府采購監督管理部門辦理備案手續;實施部門集中采購項目的，由實施集中采購的主管部門統一向同級政府采購監督管理部門辦理備案手續;實施分散政府采購項目的，屬于單位自行組織采購的，則由采購單位直接向同級政府采購監督管理部門申請備案手續;屬于委托代理采購的，由接受委托的政府采購代理機構或政府采購社會代理機構向同級財政部門辦理備案手續。
從備案的文件材料看包括以下資料：①采購資料：包括采購活動記錄、委托采購協議書、采購信息公告；②采購文件(招標文件、談判文件、詢價文件);③評審文件及相關資料，包括評審報告、中標（成交）公告、中標(成交)供應商的投標(報價)文件，評審記錄；④采購合同。包括分包合同、變更合同;⑤法律法規規定的其他文件材料。
從備案程序上講，辦理備案手續時應遵循以下程序：①申請備案單位填寫《備案登記表》一式2份，連同應備案的文件材料報送到同級政府采購監督管理部門。②政府采購監督管理部門在收到申請備案單位報送的《備案登記表》及相關備案采購文件材料后，經初審認為其申報備案材料齊全的，應當場予以受理。③政府采購監督管理部門，對認定合符要求的《備案登記表》和相關備案文件材料，應加蓋“政府采購備案登記專用章”，并統一編號登記以備查。
來 源：中國政府采購網
作 者：湖北省棗陽市財政局 李坤
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